Perder un Excel por un cierre inesperado o por darle a “No guardar” duele, pero no siempre es definitivo. La clave es actuar rápido y probar en orden: recuperación automática de Excel, “Recuperar libros no guardados”, rutas de archivos temporales y, si aplica, historial de versiones (OneDrive/SharePoint/Windows).
| Qué ha pasado | Qué probar primero | Qué suele funcionar mejor |
|---|---|---|
| Excel se cerró por error o se apagó el PC | Abrir Excel y revisar “Recuperación de documentos” | Panel de recuperación + “Guardar como” |
| Cerraste el archivo y pulsaste “No guardar” | Archivo > Información > Administrar libro | Recuperar libros no guardados |
| Guardaste y sobrescribiste cambios | Historial de versiones / Versiones anteriores | OneDrive/SharePoint o “Versiones anteriores” |
| Necesitas “rascar” lo que haya en temporales | Carpetas UnsavedFiles/Temp | Buscar .tmp / .xlsb y abrir con cuidado |
Antes de tocar nada: dos reglas para no empeorarlo
La primera: no sigas trabajando encima del mismo archivo si sospechas que se va a recuperar una versión anterior. Abre Excel, recupera y guarda con otro nombre en otra carpeta.
La segunda: cuando encuentres una versión recuperada, usa “Guardar como” inmediatamente. Muchas recuperaciones se pierden al cerrar porque la copia temporal no se conserva si no se guarda.
Método 1: revisa la Recuperación de documentos al abrir Excel
Si Excel se cerró por un fallo, al volver a abrirlo suele aparecer un panel lateral de “Recuperación de documentos” con una o varias versiones (fecha/hora). Es el camino más directo.
Abre cada versión en orden (de más reciente a más antigua), comprueba el contenido y guarda cada una con nombres distintos. No elijas a ciegas: dos versiones pueden tener el mismo nombre pero distinto estado de datos.
- Si ves “(Recuperado)” o “(Cerrado sin guardar)”, ábrelo primero.
- Si hay varias copias, guarda una como “_v1”, “_v2”… para comparar sin perder nada.
Cuando ya tengas la versión buena, cierra el resto. Menos riesgo, menos confusión.
Método 2: “Recuperar libros no guardados” desde el menú de Excel
Este es el método estrella cuando cerraste sin guardar o no llegaste a guardar nunca el archivo. En Excel, busca la opción “Recuperar libros no guardados”, que abre la carpeta donde Excel guarda copias temporales.
Paso a paso (ruta típica en versiones modernas)
En un libro en blanco (o cualquier Excel abierto), ve a Archivo > Información. Dentro, entra en Administrar libro y elige Recuperar libros no guardados.
Se abrirá una ventana con archivos recuperables. Abre el que corresponda y, sin perder tiempo, Guardar como en una ubicación segura (por ejemplo, Escritorio o una carpeta de proyectos).
Si no lo ves exactamente igual
Excel cambia ligeramente según versión y plataforma. En algunos casos, la opción aparece también dentro de Archivo > Abrir, normalmente como un enlace o botón para “Recuperar libros no guardados”.
Si estás en un entorno corporativo, puede que la cinta o permisos estén restringidos, pero la carpeta de recuperación suele existir igualmente.
Método 3: entra manualmente en las carpetas de recuperación
Si el botón no aparece o no lista nada, puedes ir a las rutas donde Excel suele guardar archivos temporales. Aquí lo importante es no asustarte por los nombres raros: muchas copias tienen identificadores y extensiones poco amigables.
Windows: carpeta de “UnsavedFiles” y rutas relacionadas
Una ruta frecuente para los archivos no guardados es la carpeta UnsavedFiles dentro de AppData. Puedes pegarla en la barra del Explorador de archivos (sustituyendo el nombre de usuario).
- C:\Users\TU_USUARIO\AppData\Local\Microsoft\Office\UnsavedFiles
Además, dependiendo de la configuración, Excel también puede usar ubicaciones en AppData (por ejemplo, dentro de Roaming). Si ves archivos con extensión .xlsb, suelen ser copias de autorrecuperación: prueba a abrirlos con Excel y luego guarda en .xlsx.
Windows: carpeta Temp (último recurso)
Si no aparece nada en lo anterior, aún queda el “cajón desastre” de temporales. En Windows, revisa la carpeta:
- C:\Users\TU_USUARIO\AppData\Local\Temp
Busca archivos .tmp relacionados por fecha/hora. Puede ser tedioso: abre solo los candidatos más recientes y guarda las recuperaciones válidas con otro nombre. Este método no es el más limpio, pero a veces salva horas de trabajo.
Mac: dónde mirar si Excel se cerró sin guardar
En Mac, el comportamiento depende mucho de la versión de Office y de si el archivo estaba en la nube. En general, lo más efectivo es empezar por la opción “Recuperar libros no guardados” dentro de Excel y, si trabajabas en OneDrive/SharePoint, tirar de historial de versiones.
Si usas copias de seguridad del sistema (Time Machine), es un buen plan B para recuperar un estado anterior del archivo. Lo importante es identificar la hora aproximada del último buen estado.
Método 4: si el archivo existía, recupera una versión anterior
Aquí hablamos de un caso distinto: el archivo sí estaba guardado, pero lo perdiste por sobrescritura, cambios no deseados o guardado accidental. La estrategia cambia: buscar versiones.
OneDrive o SharePoint: historial de versiones
Si el Excel estaba en OneDrive/SharePoint (o en una carpeta sincronizada) normalmente puedes volver atrás con el historial de versiones. Es, con diferencia, la opción más limpia para recuperar un estado anterior sin pelearte con temporales.
Cuando recuperes una versión, descárgala o guárdala con otro nombre para comparar. No te quedes con una única copia hasta estar seguro.
Windows: “Versiones anteriores” e Historial de archivos
En Windows, haz clic derecho sobre el archivo, entra en Propiedades y revisa la pestaña de Versiones anteriores (si el sistema tenía habilitado Historial de archivos o puntos de restauración). Si aparece una versión válida, puedes abrirla o restaurarla.
Si no aparece nada, probablemente no estaba activado. Aun así, merece la pena comprobarlo: son dos clics y puede ahorrarte un disgusto.
Cuando recuperas “algo”, pero faltan cambios: cómo decidir qué versión usar
Es común encontrar una copia recuperada que está “casi” bien, pero le faltan los últimos minutos. En ese caso, tu objetivo es minimizar pérdidas: abre varias versiones y compara.
- Prioriza la versión más reciente que no tenga errores (celdas vacías inesperadas, fórmulas rotas, rangos incompletos).
- Si hay datos parciales en otra versión, puedes copiar/pegar valores (Pegado especial) para reconstruir sin romper fórmulas.
- Guarda siempre una copia “tal cual” antes de mezclar información. La reversibilidad manda.
Si el archivo tiene macros, plantillas o conexiones, ve con cuidado: en ocasiones, guardar como .xlsx puede perder macros (debería ser .xlsm). El formato también importa.
Prevención: configura Excel para que esto no vuelva a pasar
Recuperar está bien. Evitar la pérdida es mejor. Excel combina dos ideas que se confunden mucho: Autoguardado y Autorrecuperación. No son lo mismo.
Autoguardado (AutoSave): la opción “sin drama”
El Autoguardado suele funcionar cuando el archivo está en OneDrive/SharePoint (o entornos compatibles). Si trabajas a menudo con hojas importantes, considera moverlas a la nube y activar el interruptor de Autoguardado.
Esto no sustituye el sentido común, pero reduce drásticamente el riesgo de “perderlo todo”. Especialmente útil en portátiles (batería) o en equipos con cierres inesperados.
Autorrecuperación: ajusta la frecuencia y conserva la última versión
En Excel, ve a Archivo > Opciones > Guardar y revisa la configuración de Autorrecuperación. Asegúrate de:
- Tener activa “Guardar información de Autorrecuperación cada X minutos” (baja a 5 minutos si trabajas con datos críticos).
- Activar “Conservar la última versión recuperada automáticamente al cerrar sin guardar”.
- Anotar la ubicación del archivo de Autorrecuperación para saber dónde buscar si pasa algo.
Con estos ajustes, incluso si cierras sin guardar, aumentan las probabilidades de encontrar una copia. No es infalible, pero marca diferencia.
Crea una copia de seguridad automática del archivo (cuando aplica)
Si trabajas con un Excel “maestro” (presupuestos, informes, inventarios), activar una copia de seguridad por guardado puede ser muy útil. En algunas versiones existe la opción “Crear siempre una copia de seguridad”, que genera un archivo auxiliar (a menudo con extensión .xlk) cuando guardas.
No es la solución más moderna, pero para ciertos flujos es una red de seguridad excelente. Especialmente en archivos locales.
Preguntas rápidas que suelen salir en el peor momento
¿Cuánto tiempo guarda Excel los no guardados?
Depende de la configuración y de la versión, pero muchas copias temporales se limpian con el tiempo o al cerrar. Por eso conviene actuar cuanto antes y guardar la recuperación en cuanto aparezca.
¿Por qué “Recuperar libros no guardados” no muestra nada?
Puede que no hubiera tiempo de crear copia, que se haya limpiado la carpeta, que el archivo estuviera en una ubicación no compatible o que la Autorrecuperación estuviera desactivada. Aun así, prueba la ruta manual (UnsavedFiles/Temp) y el historial de versiones si trabajabas en la nube.
¿Y si el Excel está dañado y no abre?
Si el archivo aparece pero falla al abrir, intenta abrir y reparar desde Excel (en el diálogo de abrir, usando la opción de reparación si aparece). Si es crítico y no hay copias, entra ya en modo “recuperar lo que sea”: otra versión, temporales o historial.
Si sigues el orden correcto (recuperación automática → no guardados → rutas → versiones), lo normal es que encuentres al menos una versión utilizable. Y cuando la recuperes, deja la prevención configurada: la próxima vez te acordarás de este artículo con menos tensión.
